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文档流程管理解决方案

日期:2022-07-04 人气:327



        随着企业使用文印设备越来越频繁,文印设备为员工带来了更多的便利的同时,企业也在找寻另一类更有挑战性的解决方案:如何将文印设备与企业业务工作流紧密的整合,从而使文印设备成为帮助企业提高工作效率的助手。

一、客户的课题和客户的现状:

       企业的日常经营活动产生的信息有与人、物、网相关的各种资源,但我们无法说这些企业的信息已经被正确和合理的利用起来。对于信息的重要性各有所见,但是即使目前已经被管理起来,但还是有很多可以改善的地方。对企业经营决策、业务效率改善、以及创意的产生等所不可或缺的信息是否被有效的循环利用直接影响企业的竞争力。高效的信息管理是各企业所追求的目标。

二、客户现状所存在的问题:

1、很多行业依然使用传统的纸质归档方式,保管成本非常高昂。

2、纸质文档查询方式费时费力,容易造成文件破损。

3、传统工作流非常容易造成文件丢失,环节丢失。

4、FujiXerox Docushare内容管理软件平台获得了广泛的用户认可,为用户带来真正的价值。数千家公司用它来采集、管理和保护重要的公司资料,极大地增强了公司的生产力和效率。Docushare以其良好的"Paper-to-Digital"内容管理能力以及易用的界面、低廉的价格,树立了一种新的行业标准。

三、解决方案:

A、电子文件归档到文件服务器将纸质文档扫描后直接上传到Docushare中,通过文档服务器以及专业的备份软件进行文件备份,归档,大大缩减了保管成本。

B、电子化文件查询通过Docushare自带的强大检索引擎,用户可以根据自身业务需要,快速、准确的进行文件查询。

四、效果:

A、查找所需资料的时间减少80%以上(查询时间由原来1小时改为现在查询时间5分钟)。

B、运作开支多可以节约25%。

C、减少纸张用量、能源消耗和运费,减少碳排放,获得显著的投资回报。

D、故障自动保护和灾难备份,使得公司的资料时时处于受保护和可使用的状态。

E、满足苛刻复杂的法律法规对审计的要求。


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